Nhiều doanh nghiệp bị loại tiền tỷ chi phí chỉ vì thiếu vài mảnh ghép đơn giản, khiến bộ hồ sơ chi phí thành một "câu chuyện không có logic".
Đây là $3$ điều cốt lõi bạn phải thuộc nằm lòng để bảo vệ tiền của mình.
1. Đừng Chỉ Giữ Hóa Đơn, Hãy Giữ Lại 'Dấu Vết Công Việc' (The Footprint)
Luật thuế có 3 điều kiện cơ bản để chi phí được chấp nhận:
1. Phát sinh thực tế: Khoản chi đó phải có thật và phục vụ cho việc kinh doanh (bán hàng).
2. Đủ Hóa đơn & Chứng từ: Có hóa đơn (hoặc chứng từ thu tiền hợp pháp thay thế, ví dụ như hóa đơn quảng cáo Facebook, Google).
3. Thanh toán Chuyển khoản (trên 20 Triệu VNĐ): Với hóa đơn mua dịch vụ có giá trị từ 20 triệu đồng trở lên (đã bao gồm VAT) phải thanh toán bằng hình thức không dùng tiền mặt (chuyển khoản qua ngân hàng, ủy nhiệm chi, v.v.).
Vấn đề của Dịch vụ E-commerce là gì?
Hóa đơn, dù có đỏ chót hay có mã số thuế đi chăng nữa, chỉ là một tờ giấy. Khi Cơ quan Thuế hỏi: "Dịch vụ Tư vấn chiến lược thị trường Mỹ này được thực hiện như thế nào? Bằng chứng đâu? Hiệu quả là gì?", lúc này chỉ có hóa đơn là chưa đủ.
Bạn cần “Dấu vết của công việc”—hay còn gọi là bằng chứng ngoại phạm cho khoản chi phí đó.
| Loại Dịch Vụ | Tài liệu bạn phải lưu (Dấu vết công việc) | Mục đích chính |
| :------------------------------------------------------- | :--------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- | :--------------------------------------------------------------- |
| Dịch vụ Agency chạy Quảng cáo Facebook/TikTok/Google | Báo cáo kết quả chạy Ads chi tiết (chỉ số Reach, Clicks, Conversions hay doanh số bán được). Screenshots từ Ads Manager. | Chứng minh chi phí phục vụ kinh doanh, mang lại kết quả thực tế. |
| Dịch vụ Fulfillment/Logistics (3PL/Drop-ship) | Bảng kê tracking code chi tiết từng đơn hàng, đối chiếu với danh sách vận đơn của công ty logistics, Bảng kê xuất nhập kho (nếu có). | Chứng minh giao hàng thực tế phát sinh. |
| Dịch vụ Thiết kế Web, App, Đồ họa | Các tài liệu nghiệm thu sản phẩm cuối cùng (File gốc, Ảnh chụp giao diện website/app đã đi vào hoạt động). | Chứng minh công việc đã hoàn thành và đi vào sử dụng. |
> Mẹo dành riêng cho Ads Facebook, Google (Chi phí lớn nhất): Kể từ 1/6/2022, các nền tảng này đã tự đăng ký nộp Thuế tại Việt Nam. Điều này có nghĩa là, nếu bạn chạy Ads tự thanh toán, việc của bạn chỉ cần Tải Hóa đơn VAT có chứa Mã số thuế (MST) của bạn từ Ads Manager/Billing và Lưu lại chứng từ thanh toán ngân hàng. Không cần lo lắng về Thuế nhà thầu như trước nữa.
2. Kiểm Soát Tính Hợp Lý: Đừng Để Hồ Sơ Kể Chuyện 'Vô Lý'
Thanh tra thuế sẽ không chỉ xem từng chứng từ mà họ còn xem dòng chảy logic của toàn bộ hồ sơ. Giống như đọc một kịch bản phim, kịch bản hồ sơ của bạn phải mạch lạc, không có chi tiết thừa thãi.
Lỗi thường gặp và cách tránh:
| Lỗi "Phi Logic" | Ý nghĩa thực tế và Rủi ro | Cách sửa đơn giản |
| :---------------------------------------------------------------------------------------- | :---------------------------------------------------------------------------------------------------------- | :---------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------- |
| Thanh toán trước $100%$ từ T12/2024 nhưng mãi đến T06/2025 mới có Biên bản Nghiệm thu | Hạch toán sai niên độ. Cơ quan Thuế có thể loại bỏ chi phí đó vì chưa phát sinh thực tế ở T12/2024. | Ngày Nghiệm thu phải khớp (hoặc nằm sau) ngày thanh toán cuối cùng, và phải nằm trong kỳ báo cáo. Nếu nghiệm thu 2025 thì chi phí phải thuộc 2025. |
| Hợp đồng chung chung, không rõ ràng | Ghi "Tư vấn Marketing" mà không nêu rõ: Tư vấn cho thị trường nào? Mục tiêu là gì? Sản phẩm đầu ra là gì? | Trong hợp đồng phải có 3 yếu tố: Phạm vi (VD: Nghiên cứu từ khóa thị trường Đức), Thời gian (1 tháng), Sản phẩm bàn giao (Bản báo cáo chi tiết Action Plan $50$ trang). |
| Chi phí Lớn bất thường | Chi $1$ tỷ/tháng tiền quảng cáo trong khi doanh thu tháng đó chưa đạt $100$ triệu. | Luôn phải có Biên bản Giải trình Kế hoạch Quảng cáo/Chiến lược Vốn (do Giám đốc/CEO ký duyệt) để chứng minh khoản chi đó là theo chiến lược đầu tư dài hạn, chấp nhận lỗ giai đoạn đầu. |
Tóm lại: Dòng chảy hồ sơ (từ ký -> thực hiện -> nghiệm thu -> thanh toán) phải là một chuỗi hành động liền mạch và hợp lý.
3. Củng Cố Tuyến Phòng Thủ Cuối Cùng: Sao Kê Chuyển Khoản Rõ Ràng
Đối với các khoản chi từ 20 Triệu VNĐ trở lên, dù có đủ Hóa đơn hay Biên bản nghiệm thu đẹp đến đâu, nếu thiếu chứng từ thanh toán không dùng tiền mặt, chi phí đó sẽ bị loại bỏ hoàn toàn khi tính Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN).
Làm E-commerce cross-border, giao dịch bằng tiền tệ nước ngoài là thường xuyên. Việc bạn cần làm là:
* Chỉ sử dụng Tài khoản Ngân hàng (TKNH) Công ty: Luôn chuyển khoản từ TKNH Công ty đến đối tác.
* Giữ Sao kê: Bất kể bạn thanh toán bằng Thẻ Tín dụng Corporate hay Ủy nhiệm chi cho Agency, hãy lưu giữ bản sao kê ngân hàng có in tên công ty bạn và ghi chú nội dung giao dịch thật chi tiết:
* Sai: Thanh toán (Payment)
* Đúng: Thanh toán Dịch vụ Logistics quý 1/2025 theo Hợp đồng số 123.
* Cẩn thận khi Dùng thẻ cá nhân: Việc dùng thẻ cá nhân (cho dù được ủy quyền) để thanh toán cho các chi phí quảng cáo (Ad Accounts) vẫn tiềm ẩn rủi ro khi thanh tra nếu không có đủ cơ chế/Quy chế ủy quyền nội bộ chặt chẽ.
> Tự kiểm tra nhanh: Mỗi lần duyệt chi phí Dịch vụ cho phòng ban Marketing/Logistics, bạn hãy tự hỏi mình: "Nếu 5 năm nữa thanh tra thuế ngồi đối diện, tờ giấy này/chứng từ này có thuyết phục được họ không?" Nếu câu trả lời là "Không," hãy yêu cầu bổ sung ngay lập tức!
