Nhiều người làm kế toán nghĩ rằng làm thuế chỉ là "xem chi phí nào được phép trừ, chi phí nào không". Đúng là cần, nhưng chưa đủ đâu bạn. Một người có kinh nghiệm hơn mười năm "soi" sổ sách cho đủ loại doanh nghiệp, từ xây dựng, thương mại đến dịch vụ, đã rút ra một điều cực kỳ quan trọng: Quan trọng nhất là biết đặt 3 câu hỏi CỰC KỲ ĐƠN GIẢN cho chính mình ngay khi mở sổ sách.
Cứ mỗi lần "quên" 3 câu này là y như rằng... có chuyện. Bạn cũng vậy thôi! Là chủ shop online, chỉ cần bạn trả lời được 3 câu này, bạn đã tự bảo vệ túi tiền của mình và "né" được mấy khoản rắc rối to to với cơ quan thuế rồi đó!
*
1. Câu Hỏi Số 1: Hồ sơ sổ sách có kể ĐÚNG câu chuyện kinh doanh của shop bạn không?
Giải thích đơn giản: Đừng chỉ nhìn mấy con số "lãi" hay "lỗ" to đùng trên báo cáo. Hãy dừng lại một chút và tự hỏi: Câu chuyện đằng sau các con số đó có thật không? Có hợp lý không? Mọi thứ có khớp với cái bạn thấy hàng ngày khi vận hành shop không?
Ví dụ cho shop online xuyên biên giới:
* Shop của bạn báo lỗ ròng rã mấy năm liền nhưng lại vẫn tiếp tục mở rộng thêm kho hàng ở nước ngoài (để tối ưu vận chuyển), hoặc chi tiền khủng chạy quảng cáo Facebook/Google ở thị trường nước ngoài, hay thậm chí còn thuê thêm nhân viên mới để chăm sóc khách hàng quốc tế? "Ủa, shop mình lỗ mà sao vẫn có tiền đầu tư lớn, vẫn trả lương nhân viên nhỉ?" – cái này là "câu chuyện không thật" rồi. Một người khó tính sẽ hỏi ngay tiền đó ở đâu ra, làm gì có chuyện kinh doanh lỗ mà cứ lớn mạnh mãi được. 
"Doanh thu thấp, nhưng sao lại tốn tiền mở rộng kinh doanh nhiều vậy ta?"
* Ngược lại, shop của bạn báo lãi rất to, nhưng bạn lại chẳng bao giờ thấy tiền "về túi", tiền mặt trong tài khoản ngân hàng lúc nào cũng èo uột, không thấy tích lũy gì? Hoặc dòng tiền hoạt động của shop cứ "hụt hơi", luôn thiếu vốn? Lợi nhuận đó biến đi đâu mất rồi?
Tại sao lại quan trọng? Hiện tại, dữ liệu thuế, ngân hàng, bảo hiểm và cả hóa đơn điện tử đều đã kết nối với nhau hết rồi. Nếu bạn báo lỗ liên tục nhưng tài khoản ngân hàng vẫn cứ tăng tiền đều đều, hay bạn báo doanh thu mấy chục tỷ mà không có nổi một hợp đồng thuê văn phòng/kho bãi (dù nhỏ) đàng hoàng... "hệ thống tự động" sẽ nháy đèn vàng ngay. Chuyện này cũng giống như việc một shop bán 80 tỷ nhưng chi phí vận chuyển qua biên giới lại... "bé tí" so với doanh thu – không ai tin nổi đâu!
2. Câu Hỏi Số 2: Các con số, các hoạt động có THỐNG NHẤT VỚI NHAU không? Có LOGIC không?
Giải thích đơn giản: Mọi thứ trong sổ sách của bạn phải "ăn khớp" với nhau và có lý do chính đáng. Giống như các mảnh ghép trong một bức tranh ấy. Các khoản thu và chi, các hoạt động phải hợp lý với quy mô và đặc thù kinh doanh của bạn.
Ví dụ cho shop online xuyên biên giới:
* Shop của bạn bán các mặt hàng thời trang, mỹ phẩm giá trị không quá cao, vận chuyển đường xa. Chi phí vận chuyển (logistics) từ Việt Nam sang các nước khác chắc chắn sẽ chiếm một phần không nhỏ trong giá bán. Nếu tự nhiên bạn thấy "chi phí vận chuyển" chiếm tỉ lệ cực thấp so với tổng chi phí mà không có lý do gì đặc biệt (như tự có máy bay riêng, hoặc đối tác tự nguyện free ship siêu rẻ mãi mãi) – thì coi chừng. Khó mà hợp lý được.
* Doanh thu shop tăng vọt ầm ầm, tháng trước 500 triệu, tháng này 2 tỷ! Nhưng chi phí quảng cáo (Facebook Ads, Google Ads, TikTok Ads...), chi phí nhân sự (admin hỗ trợ khách hàng, đóng gói, tư vấn khách) lại... đứng yên, hoặc thậm chí giảm đi? Không logic chút nào đúng không? Thường doanh thu tăng thì mấy khoản chi phí để tạo ra doanh thu đó cũng phải tăng theo mới hợp lý chứ!
Tại sao lại quan trọng? Cơ quan thuế, họ cũng có số liệu trung bình của ngành. Họ sẽ dễ dàng so sánh số liệu của shop bạn với "mức trung bình" của các shop khác cùng lĩnh vực. Nếu bạn lệch quá xa mà không giải thích được cặn kẽ, đó là một dấu hiệu đáng nghi ngay. Đừng để đến lúc bị hỏi mới "mắc nghẹn" nhé.
3. Câu Hỏi Số 3: Nếu bạn là "người thuế", bạn sẽ NHÌN VÀO ĐÂU ĐỂ NGHI NGỜ shop mình?
Giải thích đơn giản: Hãy thử đặt mình vào vị trí của một cán bộ thuế, một người có nhiệm vụ kiểm tra sổ sách. Họ sẽ xem gì đầu tiên? Họ sẽ thắc mắc chỗ nào? Tự mình "vạch lá tìm sâu" trước sẽ tốt hơn rất nhiều.
Ví dụ cho shop online xuyên biên giới:
* Shop của bạn thường xuyên thanh toán qua các cổng thanh toán quốc tế (như PayPal, Stripe) hoặc các ví điện tử (Payoneer, Wise...) cho các dịch vụ hoặc để nhận tiền bán hàng. Liệu các khoản này đã được ghi nhận đầy đủ vào doanh thu chưa? Liệu phí dịch vụ từ các cổng này có được hạch toán rõ ràng, có hóa đơn chứng từ đầy đủ không? Cái này là chỗ "màu mỡ" để thuế soi vì dòng tiền nước ngoài rất dễ bị "bỏ sót" hoặc hạch toán không đúng.
* Bạn bán hàng sang nhiều nước, dùng nhiều loại tiền tệ khác nhau. Việc chuyển đổi tỷ giá từ đô la, euro... sang tiền Việt có được làm đúng cách không? Các khoản lỗ/lãi chênh lệch tỷ giá đã được tính toán đầy đủ và hợp lý chưa?
* Các hóa đơn mua hàng từ nước ngoài (ví dụ: mua nguyên liệu đầu vào, mua phần mềm/dịch vụ quảng cáo quốc tế từ Google, Facebook) liệu có đủ giấy tờ, hợp lệ theo quy định của Việt Nam không? Đây cũng là một điểm thường bị thuế chú ý vì chứng từ nước ngoài thường khó khớp với quy định Việt Nam.
* Bạn nhận tiền bán hàng (kể cả tiền COD cho đơn hàng trong nước lẫn tiền chuyển khoản quốc tế) đổ thẳng vào tài khoản cá nhân thay vì tài khoản công ty? Đây chắc chắn là điều cơ quan thuế sẽ hỏi kỹ nhất và rất dễ gây rắc rối về sau!
Tại sao lại quan trọng? Câu hỏi này giống như bạn tự "soi gương" thật kỹ trước khi ra ngoài vậy. Tự mình tìm ra điểm yếu, tự mình kiểm tra lại trước khi người khác tìm ra nó. Làm chủ, tự đặt câu hỏi khó cho mình là cách tốt nhất để bạn luôn chủ động và không bao giờ bị động trước những vấn đề tài chính.
Kết Luận: "Sổ sạch" không phải là không có lỗi, mà là đã tự hỏi trước khi bị hỏi!
Hãy nhớ kỹ 3 câu "thần chú" này khi bạn xem xét tình hình kinh doanh và sổ sách của shop mình:
1. Shop của tôi đang kể câu chuyện kinh doanh có THẬT không? (Sự thật có khớp với con số không?)
2. Các con số và hoạt động có THỐNG NHẤT, LOGIC với nhau không? (Có hợp lý và ăn khớp không?)
3. Nếu tôi là người kiểm tra thuế, tôi sẽ NGHI NGỜ điểm nào NHẤT ở shop của tôi? (Đặt mình vào vị trí người kiểm tra!)
Chỉ cần bạn trả lời được ba câu hỏi này, bạn đã đi trước một bước dài – không chỉ trước đoàn kiểm tra thuế, mà trước cả những rủi ro tài chính tiềm ẩn có thể gây thiệt hại lớn cho shop. Hãy chủ động "soi" mình trước khi người khác "soi" bạn.
Chúc bạn kinh doanh xuyên biên giới thật thành công, hiệu quả và... nhẹ đầu chuyện thuế má nhé!