Làm E-commerce Xuyên Biên Giới, Nhất Định Phải Hiểu Rõ "Tiền Về Túi" Thế Này!
Chào mừng các chiến binh E-commerce xuyên biên giới! Tôi biết, việc kinh doanh, bán hàng ra nước ngoài đã đủ "hack não" rồi, nào là sản phẩm, marketing, logistics... Giờ nghe đến "thuế, kế toán" lại muốn tắt máy đúng không? Nhưng đừng lo, hôm nay tôi sẽ nói chuyện về thuế má, chi phí bằng ngôn ngữ "thương nhân", đơn giản nhất để bạn nắm vững, tự tin làm chủ "ngôi nhà" doanh nghiệp của mình nhé!
Hãy coi đây như "sách bí kíp" bỏ túi cho anh chị em mình.
1. Thuế Suất Doanh Nghiệp Mới: Có Gì Hot Hay Chỉ Là "Núp Lùm"?
Bạn có thể đã nghe nói đâu đó rằng thuế suất thu nhập doanh nghiệp giờ nhẹ gánh hơn cho "nhà mình" rồi. Cụ thể là:
Doanh thu dưới 3 tỷ/năm: Thuế suất 15%. (Wow! Giảm rồi nhé)
Doanh thu từ 3 đến 50 tỷ/năm: Thuế suất 17%. (Cũng được giảm kha khá)
Doanh thu trên 50 tỷ/năm: Thuế suất 20%. (Giữ nguyên như cũ)
Nghe thì thấy các "nhà mình" bán hàng bé bé, xinh xinh sẽ được lợi trực tiếp đúng không? Tiết kiệm được một mớ tiền! NHƯNG! Đây mới là cái hay này: việc giảm thuế chỉ là bề nổi thôi. Cái "điểm huyệt" thật sự lại nằm ở cách bạn quản lý, hạch toán (ghi chép) mọi chi phí ra, vào sao cho minh bạch. Nếu không rõ ràng, cẩn thận lại thành "nộp thuế oan", trong khi lẽ ra mình được hưởng lợi!
Tưởng tượng xem, bán hàng khắp thế giới mà sổ sách lộn xộn, tiền vào tiền ra không rõ ràng. Làm sao biết mình lời lỗ thật sự bao nhiêu, làm sao dám đầu tư tiếp, hay tệ hơn là gặp rắc rối với các bên thanh toán quốc tế hay lúc cơ quan thuế hỏi thăm? Minh bạch luôn là vàng đó các chủ shop!
2. Các Khoản Chi Phí Mà Chủ E-commerce "Não Cá Vàng" Dễ Bỏ Quên Nhất!
Đây là phần quan trọng nhất này, vì nó liên quan trực tiếp đến số tiền bạn phải đóng thuế. Thu nhập tính thuế \= Doanh thu – Chi phí được trừ. Nghĩa là, bạn khai được càng nhiều chi phí HỢP LỆ, thì số thuế phải đóng càng ít đi. Nghe đã thấy hấp dẫn rồi phải không?
(1) Giá vốn hàng bán – "Cục tiền" đầu tiên phải đếm
"Giá vốn hàng bán" là toàn bộ chi phí để tạo ra một món hàng bạn bán, hay để có được sản phẩm sẵn sàng đến tay khách. Đối với E-commerce xuyên biên giới, nó không chỉ là tiền nhập hàng đâu nhé:
Với anh em tự sản xuất (hand-made, dropship in-house):
Tiền nguyên vật liệu (vải, chỉ, mực in, bao bì...)
Tiền trả cho thợ làm (nhân công sản xuất)
Tiền "hào mòn" máy móc (khấu hao máy may, máy in...)
Tiền các công cụ nhỏ lẻ (kéo, dao, cọ...).
Sai lầm hay gặp: Bỏ quên tiền công nhỏ lẻ cho người phụ việc, mấy cái máy móc nhỏ không có hóa đơn cũng không chịu ghi, làm sản phẩm tự quay video, chụp ảnh nhưng quên tính chi phí nhân công, khấu hao thiết bị đó vào. E-commerce quốc tế còn có chi phí vận chuyển hàng từ nhà sản xuất đến kho của bạn ở nước ngoài (ví dụ Fulfillment by Amazon – FBA), chi phí kho bãi đó nữa. Phải tính hết!
Với anh em mua đi bán lại (Dropship, Resell):
Tiền mua hàng (chưa có thuế VAT).
Chi phí vận chuyển từ nhà cung cấp đến tay bạn (hoặc kho Fulfillment).
Chi phí đóng gói, bao bì riêng của bạn.
Phí sàn (nếu bán qua Shopify, Etsy, Amazon, eBay...).
Phí xử lý thanh toán (Stripe, PayPal, Payoneer...).
LƯU Ý ĐẶC BIỆT: Anh em làm E-commerce hay bỏ qua phí sàn, phí thanh toán, hay coi nhẹ các chi phí nhỏ như bao bì đẹp, giấy gói... Đó đều là GIÁ VỐN HÀNG BÁN cần phải tính vào để giảm lợi nhuận ảo đấy!
(2) Tài sản & Khấu hao – Đừng để "gia tài" biến thành "vô chủ"
Bạn đã sắm máy tính cấu hình khủng để chạy ads, máy ảnh xịn để chụp sản phẩm, phần mềm bản quyền đắt tiền để thiết kế, website để bán hàng... Những thứ này chính là tài sản của công ty, đáng ra mỗi năm được trừ một phần chi phí gọi là "khấu hao" để giảm thuế. Nhưng rất nhiều anh em bị "vô hiệu hóa" các tài sản này vì:
Mua từ xưa không hóa đơn: Có những thứ bạn mua dùng cá nhân, giờ đem vào dùng cho công ty mà lúc mua không có hóa đơn đỏ (VAT). Thế là dù là tài sản thật, tiền thật nhưng về mặt pháp lý lại không chứng minh được.
Góp vốn "lời nói": Khi thành lập, bạn khai vốn điều lệ 500 triệu, có thể góp bằng tiền mặt và một phần là thiết bị (máy tính, máy ảnh...). Nhưng lại không làm giấy tờ bàn giao, định giá cho nó đàng hoàng. Thế là tài sản đó thành "vô chủ".
Giải pháp để "cứu" tài sản của mình:
Nếu là tài sản cá nhân: Bạn hãy định giá xem nó đáng giá bao nhiêu (ví dụ, cái máy tính đó bây giờ khoảng 20 triệu), rồi làm hồ sơ chuyển giao thành tài sản góp vốn vào công ty. Hoặc đơn giản hơn, làm hợp đồng để công ty thuê chính tài sản đó của bạn. Như vậy, tiền thuê cũng thành chi phí hợp lệ của công ty.
Với tài sản vô hình (vô cùng quan trọng với E-commerce!): Thương hiệu, logo, slogan, quy trình chạy quảng cáo hiệu quả, hay mẫu thiết kế sản phẩm độc đáo của bạn – tất cả đều là "tiền" đó! Hãy đăng ký bảo hộ sở hữu trí tuệ/bản quyền/kiểu dáng. E-commerce sống bằng thương hiệu, content, mẫu mã mà, đừng để ai "cướp" mất thành quả của mình.
Lời khuyên: Lúc mới làm, có thể đăng ký quyền sở hữu cho cá nhân bạn trước. Sau này khi công ty phát triển lớn mạnh, bạn chuyển nhượng lại cho công ty. Cách này sẽ linh hoạt hơn nhiều cho một "startup" nhỏ.
(3) Chi phí "ngại khai" không hóa đơn – Cứ khai thật, đừng "bịa"
Ai kinh doanh cũng có những khoản chi như tiếp khách hàng quan trọng, chi "ngoại giao" nhỏ lẻ, hoặc tặng quà biếu bạn bè, đối tác giúp mình. Những khoản này thường rất khó có hóa đơn chính thống. Bạn làm E-commerce, có thể là tiền chạy quảng cáo Facebook, Google bị giới hạn hóa đơn từ Việt Nam (nhưng giờ có các nhà cung cấp ở VN xuất hóa đơn được rồi), hoặc tiền mua dữ liệu thị trường nhưng không có chứng từ...
Nguyên tắc vàng: Cứ ghi nhận vào sổ sách công ty (ghi là "chi phí quản lý doanh nghiệp" hoặc "chi phí không được trừ") để bạn biết dòng tiền của mình đi đâu. Đến cuối năm khi tính thuế, phần nào không có hóa đơn thì mình chủ động "tự bóc ra", tức là mình chấp nhận phần đó sẽ không được dùng để giảm thuế.
Cơ quan thuế không cấm bạn chi mà không có hóa đơn! Họ chỉ yêu cầu bạn phải minh bạch và khai báo rõ ràng. Bạn chi 10 triệu không hóa đơn, cứ ghi 10 triệu. Sau đó khi quyết toán thuế, bạn sẽ không dùng 10 triệu đó để giảm thu nhập chịu thuế, thế thôi.
Sai lầm ĐỜI THỰC nhưng VÔ CÙNG NGUY HIỂM: Biến "thật thành giả" – tự đi mượn hóa đơn từ người khác, hoặc làm chứng từ khống (tức là viết giấy chi tiền nhưng tiền đó không chi cho việc thật). Làm như vậy, bạn đang tự đẩy doanh nghiệp vào rủi ro pháp lý cực lớn. Một khi bị kiểm tra, không chỉ bị truy thu thuế mà còn có thể bị phạt nặng, thậm chí liên quan đến hình sự. Đừng dại nhé! Làm thật – ghi thật – sống thật, đó mới là cách phát triển bền vững.
3. Vốn Điều Lệ và Sổ Sách – Đừng Tự "Vẽ Vời" Cho Đẹp Lòng!
Có nhiều anh em startup E-commerce mới lập công ty, vì muốn thể hiện "hoành tráng" nên đăng ký vốn điều lệ thật lớn, ví dụ 20 tỷ đồng. Nhưng trên thực tế, tiền mình bỏ vào chỉ có 2 tỷ. Để cho đẹp sổ sách, lại nhờ kế toán ghi khống thành 20 tỷ.
Hệ quả: Trên sổ sách công ty của bạn lúc nào cũng dư một cục tiền "trên trời rớt xuống". Điều này sẽ gây rắc rối cực lớn khi bạn:
Làm việc với ngân hàng: Ngân hàng xem sổ sách sẽ thấy "công ty sao lắm tiền thế này mà vẫn đi vay?", hoặc "tiền đâu mà lại có con số ảo này?" Họ sẽ đánh giá không cao và rất khó cho bạn vay vốn hay mở tín dụng.
Đối chiếu giao dịch: Các khoản tiền thực tế vào ra không khớp với con số "ảo" trên sổ sách. Rất dễ bị loạn, khó quản lý.
Tìm nhà đầu tư: Không ai muốn đầu tư vào một công ty có số liệu ảo, không trung thực.
Giải pháp: Hãy nhìn lại sổ sách và điều chỉnh số vốn góp về đúng thực tế. Sổ sách là tấm gương phản chiếu sức khỏe của doanh nghiệp bạn. Chân thực bao nhiêu, vững vàng bấy nhiêu!
4. Thông Điệp Quản Trị Vàng cho Chủ E-commerce: Minh Bạch Để Bay Xa!
Tóm lại, việc thuế suất giảm chỉ là phần khuyến mãi nhỏ thôi. Cái cốt lõi để "nhà mình" bán hàng E-commerce xuyên biên giới phát triển và vững mạnh là:
Kiểm kê, thống kê TẤT TẦN TẬT: Rà soát hết xem công ty có những tài sản, thiết bị, công cụ nào (từ máy tính, phần mềm đến máy ảnh, tripod quay video...). Làm rõ nguồn gốc và giấy tờ của chúng.
Chuẩn hóa hồ sơ: Tất cả các giấy tờ góp vốn, các hợp đồng mua bán, thuê mướn đều phải rõ ràng, đúng quy định. Kể cả tài sản trí tuệ (thương hiệu, thiết kế) cũng nên đăng ký và làm thủ tục.
Chi tiêu không hóa đơn? Cứ khai thật: Thà chịu không được giảm thuế khoản đó, còn hơn mượn hay làm giả hóa đơn. An toàn là trên hết.
Hạch toán thật, minh bạch: Ghi chép mọi thứ đúng theo số tiền thật, sự việc thật. Đừng bao giờ biến "cái thật thành cái giả" chỉ vì muốn đẹp sổ sách hay trốn chút thuế nhỏ.
Bàn làm việc gọn gàng cùng sổ sách minh bạch sẽ giúp các chủ shop E-commerce tự tin hơn nhiều!
Làm được những điều này, bạn không chỉ giảm được rủi ro về thuế một cách đáng kể, mà còn nâng cao giá trị thật của doanh nghiệp. Từ đó, việc tiếp cận các nguồn vốn từ ngân hàng (vay mượn dễ hơn, lãi suất ưu đãi hơn) hay gọi vốn từ các nhà đầu tư (thu hút hơn) cũng sẽ trở nên suôn sẻ hơn rất nhiều.
Đây chính là con đường phát triển bền vững, chân chính mà mọi "nghĩa quân" E-commerce xuyên biên giới nên theo đuổi. Đừng nghĩ thuế là "ông kẹ", hãy xem nó là cơ hội để mình làm kinh doanh bài bản, chuyên nghiệp hơn nhé! Chúc bạn kinh doanh hồng phát và luôn minh bạch!