Hãy cùng mình "giải mã" ánh mắt đó nhé!
1. Thuế ngày xưa vs. Thuế bây giờ: "Thế giới khác" trong chiếc máy tính!
Ngày xưa, cán bộ thuế đi kiểm tra đúng là mang cả cặp tài liệu to đùng, lật từng tờ hóa đơn, soi từng con số. Có khi cả tuần mới xong một cửa hàng, một công ty nhỏ. Mệt mỏi!
Nhưng giờ thì khác rồi! Với Luật Quản lý thuế sửa đổi (có hiệu lực từ năm 2025 theo bài viết bạn cung cấp) và các hệ thống "siêu thông minh" như Hệ thống phân tích rủi ro (RMS), thuế đã thành "người nắm rõ bài trong tay". Họ không còn phải dò tìm lỗi lầm như hồi xưa đâu.
Bạn cứ hình dung thế này: mọi giao dịch qua ngân hàng, hóa đơn điện tử, báo cáo kinh doanh của bạn... đều được "quét" qua hệ thống. Bạn nghĩ mình "giấu" được một khoản chi hay doanh thu? Thật ra, trước khi họ gõ cửa hỏi thăm, hệ thống đã thấy "dấu vết" trên dữ liệu rồi. Họ không hỏi "anh chị lỗ sao vẫn mở rộng kinh doanh?" mà sẽ hỏi "tiền đâu ra để làm thế?". Họ muốn xem câu chuyện kinh doanh của bạn có "ăn khớp" với các con số tài chính không. Thường thì, cái logic, cái câu chuyện ấy mới là thứ khó giấu nhất!
2. Thuế không chỉ nhìn con số, họ nhìn CÂU CHUYỆN đằng sau!
Có một bạn nhân viên kế toán cho một công ty thương mại, doanh thu đều đẹp, lợi nhuận lung linh, chi phí trông rất "hợp lý". Thế rồi đoàn kiểm tra đến, họ không thèm lật sổ mà chỉ hỏi một câu: "Sao tỷ lệ lời gộp của các năm cứ như một khuôn vậy, trong khi giá nhập hàng hóa cứ nhảy nhót liên tục?". Bạn đó đã đứng hình luôn! Bởi vì bạn đó đã "tút tát" sổ sách cho đẹp, mà quên mất rằng, cái "đẹp" quá đà, không lý do, lại dễ bị nghi ngờ hơn là một cái "xấu" có giải thích được.
Bài học rút ra là: Thuế không nhìn giấy tờ như chúng ta tưởng đâu. Họ nhìn vào cách các bạn làm ăn, vào cái "mô hình hành vi" của bạn. Nếu các con số của bạn cứ "đẹp" nhưng "câm như hến", không có câu chuyện rõ ràng đằng sau, họ sẽ bắt các con số ấy "lên tiếng". Và nếu chúng không "nói" được, thì những chi phí hay doanh thu đó sẽ bị họ "đọc hiểu" theo cách của họ, không có lợi cho mình chút nào đâu nhé!
3. Luật mới – Cách nhìn mới: Đừng chỉ giữ giấy tờ, hãy giữ cả LOGIC!
Theo Luật Thuế Thu nhập Doanh nghiệp (TNDN) 2025 (có hiệu lực từ 1/10/2025 theo bài viết bạn cung cấp), chỉ những chi phí "phục vụ trực tiếp cho việc làm ăn, sản xuất, kinh doanh, và có đầy đủ hóa đơn chứng từ hợp pháp" mới được tính là chi phí hợp lệ để giảm thuế. Câu này nghe cũ rích nhỉ?
Nhưng có một điểm mới cực kỳ quan trọng là: giờ đây, chỉ CÓ HÓA ĐƠN thôi CHƯA ĐỦ! Bạn còn phải chứng minh chi phí đó "phục vụ trực tiếp" cho việc kinh doanh của mình nữa. Nghĩa là sao? Nghĩa là thuế không chỉ đếm xem bạn có bao nhiêu tờ giấy tờ. Họ hỏi: "Cái tờ giấy này, cái khoản chi này, nó sinh ra để làm gì? Nó có giúp gì cho việc bán hàng, kiếm tiền của bạn không?".
Ví dụ thực tế cho các shop online nè:
* Chi phí lương trả cho shipper hoặc cộng tác viên: Nếu trả tiền mặt mà không có hợp đồng rõ ràng, không có đóng Bảo hiểm xã hội đầy đủ, rất dễ bị "loại" ra khỏi chi phí hợp lệ.
* Chi phí thuê người làm website, quảng cáo: Có hợp đồng rõ ràng nhưng không có biên bản nghiệm thu (xác nhận công việc đã hoàn thành và chất lượng ổn) thì cũng có thể bị từ chối.
* Chi phí mua sắm cho nhân viên, quà tặng đối tác (phúc lợi): Nếu không có quyết định rõ ràng của công ty, chính sách tặng quà... cũng khó được chấp nhận.
Mình hay nói đùa với đồng nghiệp là: "Đừng cất hóa đơn, hãy cất CÂU CHUYỆN." Khi bạn có thể kể rành mạch câu chuyện đằng sau mỗi con số, mỗi chi phí bằng cả logic lẫn bằng chứng, thì chẳng phải sợ ai hỏi cả.
4. Đừng để bị "kiểm tra", hãy TỰ KIỂM TRA trước!
Mình từng giúp một công ty nhỏ "chữa cháy" khi thanh tra đến: in bảng lương gấp gáp, chạy đi xin chữ ký xác nhận hợp đồng, thậm chí năn nỉ nhà cung cấp ký lại giấy tờ nghiệm thu. Mình hỏi giám đốc: "Sao anh không làm trước đi?". Anh ấy nói: "Chưa có thời gian."
Thật ra, một buổi bạn ngồi tự rà soát lại sổ sách mỗi quý sẽ giá trị hơn cả chục buổi sau đó phải run rẩy giải thích với thuế. Hãy tự đặt những câu hỏi đơn giản cho mình:
* Doanh thu trên báo cáo của mình có khớp với tiền thuế VAT (thuế giá trị gia tăng) không?
* Những khoản chi lớn mình đã chi ra có đủ hóa đơn, chứng từ không? Và đã thanh toán qua ngân hàng đầy đủ chưa?
* Lợi nhuận và dòng tiền của shop mình có hợp lý không khi so sánh với các shop khác cùng ngành, cùng quy mô? (Nếu bạn bán hàng quốc tế, bạn có hiểu dòng tiền thu về có đang ổn định so với doanh thu bạn khai không?)
* Có khoản tiền nào mình chưa giải quyết, cứ treo mãi trên sổ sách không?
Làm được những điều này, thì khi cán bộ thuế đến, bạn cứ tự tin mà mời họ ly trà, nhẹ nhàng tiếp chuyện thôi!
5. Thuế và Doanh nghiệp: "Đồng đội" trên cùng một chuyến thuyền
Một điều khá mới mẻ mà ít chủ shop để ý là: cơ quan thuế đang chuyển mạnh sang hướng "quản lý rủi ro" và "hỗ trợ". Họ không muốn cứ mãi đi xử phạt bạn đâu. Hệ thống eTax 2.0 mới giờ có thể gửi cảnh báo trước, nhắc nhở bạn tự điều chỉnh nếu có gì đó chưa đúng.
Điều đó có nghĩa là thuế muốn bạn TỰ SỬA SAI hơn là bị phạt nặng. Nhưng để làm được vậy, bạn phải chủ động, đừng né tránh hay im lặng. Một cái mail, một công văn nhỏ hỏi rõ thuế trước khi bạn làm một việc gì đó lớn, có thể giúp bạn tiết kiệm hàng tỷ đồng chi phí và công sức đó! Cán bộ thuế cũng là con người mà, họ sẽ dễ chịu và hợp tác hơn với những chủ doanh nghiệp biết mình đang làm gì, chịu khó tìm hiểu.
Nếu bạn đọc đến đây và thấy: "À, hóa ra thuế không đáng sợ như mình tưởng!", thì chúc mừng! Bạn đã bước một chân vào thế giới "kiểm soát thuế" một cách chủ động và thông minh rồi đấy. Mình hy vọng những chia sẻ này giúp các bạn chủ shop online, dù bán hàng trong nước hay xuyên biên giới, tự tin hơn và thành công hơn trong việc kinh doanh mà không phải lo lắng về thuế má nữa nhé!